דף מידע דו-שבועיבהוצאת מזכירות בית-אלפא |
תאריך: 9/4/26
מספר: 667 עריכה: טל אגוזי |
פרוטוקול ועד ההנהלה 4.26 11.2.26
על סדר היום:
- אישור פרוטוקול 26, 03.26
- עדכון מנהל הקהילה
- אישור בקשת החווה החקלאית לקליטת 6 ש"ש שיגורו בקיבוץ
- מינוי בעלי תפקידים
- הקמת צוותי עבודה
דיון והחלטות
סעיף מס' 1: אישור פרוטוקולים מס' 2.26,3.26
החלטה: הפרוטוקולים אושרו
סעיף מס' 2: דו"ח שוטף מנהל הקהילה:
- מבנה ארגוני – נגה הציגה את המשך המהלך של בחינת המבנה הארגוני שוועד ההנהלה החל לעסוק בו ביום הלמידה המרוכז בניר דוד ואת הסטאטוס שהתהליך נמצא בו היום. נגה תוביל את בחינת המבנה הארגוני של הקיבוץ בכדי לבחון את המבנה הארגוני של בית אלפא. ב-2021 איחדו את היו'רים ומאז אין שום שינוי. (לא בהכרח לשנות, אבל לבחון). כמו כן בוחנים עם איזה יועצים ארגוניים נכון לעבוד. נפגשו עם שניים, טרם החליטו.
- התארגנות לשינוי המבנה הארגוני של תחום הבינוי/ תשתיות/ אחזקה/ פרויקטים/ קרקע ונדל"ן – עידן ויואל עסקו במהלך החודשיים האחרונים בבחינת חלופות שונות שיתאימו למבנה ולצרכים של בית אלפא. התקיימו פגישות עם גורמי מקצוע שונים העוסקים בתחום, בחינת תהליכים דומים בקיבוצים שונים ועוד. הכיוון שנבדק כרגע הוא לאתר 2 בעלי תפקידים לתחום הקרקעות/נדל"ן ולתחום ניהול הפרויקטים כאשר בעסקים הנושא הקריטי הוא יותר מכוון לקרקעות ובקהילה לפרויקטים. נבחן גם נושא השילוב של שני מנהלים (עסקים וקהילה) ביחד. כרגע נראה שנכון יהיה שתחום הקרקעות והנדלן יהיה תחת המנהל העסקי.
- שכונת המטוס – אנחנו נמצאים לקראת הישורת האחרונה בהליך של השיח מול תושבי שכונת המטוס לאחר שנים רבות של ניסיונות גישור למציאת מענה נכון ומתאים. יובל ויואל נפגשו לפני כשבועיים עם נציגים משכונת המטוס והציגו להם 2 אופציות אחרונות בכדי לסגור את הסגה הזאת אחת ולתמיד ולשים אותה בצד:
- קבלת לחברות החל מהיום, לא רטרואקטיבית והתנהלות כמו חברי קיבוץ לכל דבר ועניין בנוגע לתשלומים מעתה ואיילך.
- יישום ההצעה שהוגשה להם במרץ 2025 (תשלום מס קהילה כמו חברי הקיבוץ) ותשלום בכלבו, חינוך, חדר אוכל ובריכה כמו חברים.
תשובה מהם תינתן בימים הקרובים
- מצלמות בקיבוץ – לאור ריבוי המצלמות בקיבוץ, אנו נדרשים לעבוד ע"פ דין בכל הקשור להתקנה ושימוש. לבתי הילדים ולבית הסיעודי ולהל"ה נכתב נוהל (מצורף) בנושא ספציפי בדגש רב יותר לשמירת זכויות הפרט והאתיקה ונכתב גם נוהל שימוש במצלמות ברחבי הקיבוץ באזורים בהם ממוקמות המצלמות יוצב שילוט בהתאם לדין-
בהעדר הערות לנוהל-אנו רואים את הדיווח כאישור הועד לנוהל שצורף ונפעל על פיו.
- וועדת תכנון – דני, שרי, ראובן, עידן חן ויואל נפגשו מספר פעמים בכדי לנסות ולבחון ולהסדיר תהליכי עבודה נכונים בין וועדת תכנון להנהלה.
ראובן הכין הצעה שמתממשקת לנוהל והגדרת התפקיד של וועדת תיכנון שאושר לפני כשנתיים בוועד הנהלה וישנה כוונה לפעול ברוח הסיכום הנ"ל.
ישנם 2 חברים שביקשו לסיים את תפקידם בוועדה (בנוסף חבר וועדה התפטר לפני כחודשיים ואין לו כוונה לחזור בו) ומתקיים מולם הליך של ניסיון להחזירם לוועדה. חלק מחברי הוועד חושבים שיש לתת מענה רחב יותר ולכן הם מבקשים לתת להם שהות ולהכין לישיבה הבאה הצעה\ נוהל משלים, כיצד הם רואים לנכון שצריך להסדיר את עבודת הוועדה.
סוכם כי יואל יזמן את הצוות שהכין את ההצעה האחרונה, יעדכן אותם בנוגע להצעה שהועלתה בישיבה וועד ההנהלה. ההצעה תוצג לצוות שישב על הנוהל ותובא לדיון ואישור הועד כהצעה משותפת
- המשך הפעלת הכלבו – ישנה אלינו פנייה מגרנות אשר מעוניינת לקחת ולהפעיל את הכלבו כפי שהיא עושה בעשרות קיבוצים בארץ. גרנות העבירו אלינו הצעה, אנו נבחן אותה הן בהיבט החברתי, הן בהיבט הכלכלי והן בהיבט התפעולי. יוכן מסמך עבודה שיוגש לוועד הנהלה לדיון.
עדכונים הדורשים אישור:
- מינוי ברית פיקוח לרו"ח של בית אלפא לשנת 2026 – כמידי שנה אנו נדרשים בתחילת השנה לאשר את מינוי רו"ח של הקיבוץ
החלטה : אושר פה אחד להביא את האישור לאסיפה
- שיפוי בעלי תפקידים – לפני כשלוש שנים אושר בוועד הנהלה לקדם את הליך שיפוי בעלי תפקידים והוטל על מנהלת הקהילה להכין את הנוסח המשפטי בכדי שבעלי התפקידים הרלוונטים יחתמו. כתב השיפוי הוכן והוצג
החלטה : אושר פה אחד
סעיף מס 3: אישור בקשת החווה החקלאית לקליטת 6 ש"ש שיגורו בקיבוץ תמצית הדיון: שנת השירות תתחיל בקורס ש"ש ושבוע הכשרות מטעם התנועה שיתקיימו בין התאריכים ה- 16/08-10/8. הקומונה תתחיל פעילות בקיבוץ ב-17.8. היציאה שלהם הביתה תתקיים בסופי שבוע אחת לשבועיים.
הש"ש יוצאים הביתה בחגים: ראש השנה, יום כיפור, סוכות א או ב (רק אחד מהם), יום העצמאות, והדממת פסח. בשאר החגים, היציאה כמעט תמיד נתונה לבחירת המסגרת
הש"ש יגורו בדירה אחת בקיבוץ שתאובזר באחריות תנועת הצופים. הקומונה תכלול שישה מתנדבי שנת שירות, שיהיו חלק מהגרעין החקלאי של תנועת הצופים בו לוקחות חלק גם 3 קומונות נוספות. בשעות הבוקר ועד לצהריים הש"ש יעבדו בחווה, הם יתפזרו לעבודות השונות עד אחר הצהרים – ערב בהתאם לצורך- הגיל הרך, בלתי פורמאלי ונוי ופעילויות הקשורות לחינוך ולנוי בכלל. הקיבוץ יספק מגורים עם חדרים נפרדים לבנים ובנות, מטבח וחדר שישמש כ"סלון" למרחב משותף, והש"ש יבשלו לעצמם את הארוחות במטבח לאורך היום עם תקציב חודשי קבוע שיקבלו לצורך כך מתנועת הצופים. בימי גשם הש"ש יוכלו להגיע לעבודה בגיל הרך כבר שעות הבוקר, והחל מתחילת יולי הש"ש יהיו פנויים יותר לעבודה בבלתי פורמאלי בקיבוץ. למרות שלא קיימת דרישה מהצופים לליווי, מירי גדיש קיבלה על עצמה את הליווי של הש"ש מטעם הקיבוץ.
החלטה: אושר פה אחד
סעיף מס 4: מינוי בעלי תפקידים
נגה הציגה את ההליך שקדם לבחירת בעלי התפקידים הנ"ל. לצוות האיתור (נגה ויואל) הצטרף גם נציג וועד הנהלה יואב סקלוט.
- רכז/ת צעירים- נטע בן חמו
- אחראי/ת מועדון- עדי סמדג'ה
- אחראי/ת השכרות בקהילה- חן אגוזי
החלטה : הוועד אישר המועמדים,
אושר להביא לאסיפה את בחירתה של נטע.
פרוטוקול ועד ההנהלה 5.26 4.3.26
על סדר היום:
- עדכון מנהל הקהילה:
א. קליטת ילדי מערכת הגיל הרך של חפציבה למערכת הגיל הרך בבית אלפא בעקבות סגירת המערכת בחפציבה.
ב. סטאטוס הפעלת המכבסה
ג. סטאטוס קידום נושא הבריכה החדשה
- וועדת ביקורת – הצגת דו"ח ביקורת כלבו
ותכנית 2026
דיון והחלטות:
- קליטת ילדי מערכת הגיל הרך של חפציבה למערכת הגיל הרך בבית אלפא תחת הניהול של מערכת החינוך של בית אלפא בעקבות סגירת המערכת בחפציבה.
תמצית הדיון ורקע: לאור סגירת מערכת הגיל הרך בחפציבה משנת העבודה הקרובה (תשפ"ז), ולבקשת חפציבה, התקיימו מספר דיונים עם הנהלת חפציבה ומערכת החינוך שלהם. נבדקו מספר חלופות ע"י ההנהלה הפעילה שלנו (ביחד עם שיר סיוון שהייתה יו"ר החינוך עד לפני מספר חודשים) ולאחר מכן הצעת ההנהלה הפעילה הועברה לדיון ולאישור מנהלת החינוך. ההצעה שנבחנה מדברת על קליטת ילדי הגנים בלבד (3-6) היות ובתי הילדים שלנו לא יכולים לקלוט בשנה הבאה יותר ילדים לגנון (אין בעיה בפעוטון אך לצערנו אין לא לנו ולא להם תינוקות לצורך פתיחת פעוטון בשלב זה).
הגן בבית אלפא הוא גן תלת גילי, עובדה היוצרת לא אחת אתגרים גדולים בפני הגננות ועובדי החינוך, הן מבחינה פדגוגית והן מבחינה חינוכית. מעבר לגן דו גילי הוא המתכון החינוכי הנכון לדעת אנשי החינוך, מה שמאפשר מתן מענה מיטבי לאותם הילדים בגילאים הרלוונטיים.
ביחד עם ידי הגן של חפציבה נהיה 51 ילדים (נכון להיום), מה שאומר שלאחר בחינת גיל הילדים ע"פ השנתונים נוכל לפתוח גן בוגר אצלנו עם 32 ילדים וגן צעיר בחפציבה עם 19 ילדים. סמל הגן של חפציבה יישאר ברשותם.
שכר הלימוד של ילדי חפציבה יהיה כשל הילדים הגרים מחוץ לבית אלפא כפי שזה קורה כבר היום. לילדים מחפציבה שיקלטו במערכת של בית אלפא לגן, תהיה לנו מחויבות להשאירם עד עלייתם לכתה א'. מעבר לכך לא נוכל להתחייב. (זאת לאור בקשת הנהלת חפציבה כי יעשה הסכם ל-5 שנים).
מנהלת החינוך דנה במתווה הזה ואישרה אותו למרות משקעי העבר מול חפציבה.
התקיים דיון בוועד שלאחריו הוחלט לקיים דיון מעמיק יותר עם מנהלת החינוך בטרם מתן תשובה סופית לחפציבה.
במידה ולא קולטים את ילדי חפציבה אלינו בשנת תשפ"ז, נעמוד על 34 ילדים בגן תלת גילי!!!
החלטה: הנושא יובא כסעיף לדיון בועד בישיבה הקרובה בשיתוף מנהלת החינוך.
- סטאטוס הפעלת המכבסה
תמצית הדיווח ורקע: נכון להיום הענף אינו רווחי וגם אין כוונה שיהיה ריווחי אלא ענף שירות לקהילה. ברוב מוחלט של הקיבוצים נסגר הענף כבר לפני שנים וכל קיבוץ מצא מענה כזה או אחר לתושבים. החברים המשתמשים ונעזרים במכבסה קובלים על השירות שאינו מספק וכל הלקוחות המוסדיים עזבו. כיום ישנם בין 40-45 לקוחות בלבד. המקום מופעל מזה שנים ע"י ספק חיצוני (עובד בעוד קיבוצים) ובמחסן החברים עובדת חברת קיבוץ אחת שדואגת לקפל ולארגן את הבגדים לאחר הכביסה.
כיווני פעולה שנבדקו לאחרונה: נבחנה האפשרות להפעלה דרך הבית הסיעודי (נפסל). נעשתה פנייה לאנשים שהפעילו את המכבסה בעבר (נפסל). יואל פנה לתושבת הקיבוץ להפעלת השירות לאור העובדה שהיא עבדה בעבר במכבסה שרי העלתה את הצורך להחזיר את שירותי האירוח של הקיבוץ ומוסדות נוספים למכבסה המקומית במקום לקיבוץ גבע.
החלטה: יבנה מתווה עבודה לניסיון עם תושבת הקיבוץ מתוך כוונה שהיא תפעיל ותנהל את המכבסה. במידה ומתווה לא יצלח – המכבסה תיסגר.
- סטאטוס קידום נושא הבריכה החדשה
תמצית הדיון ורקע: תוך תהליך ההתארגנות ל"פרויקט הבריכה" הובהר לנו כי תהליך בניית הבריכה יימשך כשנתיים (קבלת היתרים לוקח כשנה) ולכן אנו מתארגנים כך שהבריכה תמשיך לפעול בקיץ 2026 ובקיץ 2027 במתכונת הדומה להפעלה כיום (נצטרך להשקיע ולטפל בכל הקשור לאובדן מים וטיפולים נוספים הנדרשים ע"פ דרישות משרד הבריאות).
לאור זאת נוכל להתארגן בצורה מסודרת יותר ובחינת ותכנון תהליך שיפוץ הבריכה ללא סד הזמנים שלאורו פעלנו קודם.
ימונה פרוייקטור מטעם הקיבוץ שילווה וינהל את התהליך כולו. היות ותחילת הבינוי תהיה רק בתום עונת הרחצה 2027, ייגזרו מכך כל שלבי התכנון ועד לסיום הליך הבינוי.
סעיף מס' 5: הצגת דו"ח ביקורת כלבו ותכנית 2026
תמצית הדיון : הדס שני – המבקרת הציגה את הדו"ח שנעשה על הכלבו במהלך 2025. במסגרת הביקורת נבחנו, בין היתר, סוגיות של מבנה ארגוני-ניהולי של הכלבו: מערכות מידע לניהול הכלבו וממשקי העבודה מול הנה"ח, סקר שביעות רצון צרכנים, מטרות הענף, יעוץ מלווה מקצועי, רכש וקניינות, התנהלות מול ספקים, ניהול מלאי, ניהול קופות ומזומנים, התנהלות מול לקוחות, התקשרות מול חברת ספאר, ועוד.
בהתאם לממצאים שעלו בביקורת, ניתנו המלצות למען שיפור, ייעול, מזעור חשיפות וכו'.
דוח הביקורת הועבר להתייחסות ממלאי התפקידים הרלוונטיים, עודכן בהתאם להתייחסותם, נידון כמקובל בוועדת הביקורת ובהנהלת הקיבוץ ומוצג עתה בפני הנהלת הקהילה.
לצד נושאים רבים שהביקורת רואה לנכון לציין בחיוב רב, ישם גם נושאים שנדרש לשפר ולטפל כמו:
- לא מוגדרים בכלבו בפרט ובקיבוץ בכלל כללים ברורים בכתב בנוגע למניעת האפשרות להיווצרות
ניגוד עניינים או חשש לניגוד עניינים בין ספק כלשהו לבין ענף/עובדיו.
- מנהל הכלבו, או עובדים אחרים מטעמו, לא מפיקים דוחות תפעוליים בעצמם אלא נסמכים על
דוחות היועץ.
- הקניינות וביצוע ההזמנות מחולקים בין עובדים שונים בכלבו, כאשר החלוקה היא לפי מוצרים ולא לפי ספקים.
- בנוגע לספירות מלאי: ספירות המלאי בכלבו מתבצעות ע"י מנהל הענף והעובדים בלווי היועץ החיצוני וללא פיקוח של גורם מטעם מחלקת הנה"ח. לא מתקיימות ספירות מלאי מדגמיות לפי מחלקות במשך השנה, אשר נועדו לזהות הפרשים בין רישומי המלאי במערכת לבין הכמות בפועל. לא הוגדרו סוגי פריטים וכמויות (מינימום ומקסימום) שיש להחזיק במחסן הענף. אין שימוש בדוחות עזר כגון "מלאי איטי" ו"מלאי מת".
- בכלבו שמור סכום במזומן לצורך פריטה בקופות המזומן
- פוליסת הביטוח של הקיבוץ לא כוללת ביטוח על הכספת בכלבו ועל שמירת מזומן בכלבו.
- לא מתקיימות ישיבות תקופתיות של מנהל הכלבו יחד עם רפרנטית הנה"ח המפיקה את דוחות התמחיר והתמחירן המאפיין את דוחות המעקב לצורך ליווי במעקב על ביצוע התוכנית.
- בכלבו מתנהלים 3 מחירונים (חברים/חברי מועדון/חיצוניים). חבר או חבר מועדון יכול לרכוש במחיר המוטב גם בתשלום באשראי או במזומן (בניגוד לתשלום דרך החו"ז). מאחר וחלק מעובדי הקופה בכלבו אינם מהקיבוץ, אין להם דרך לזהות האם הלקוח הוא חבר קיבוץ, חבר מועדון או לקוח מזדמן.
- הצגת המידע על ההסכם עם ספאר לוועד ההנהלה לא הייתה שלמה ומקיפה, לא בוצעה הבחנה ברורה בין התקשרות זו לבין פרויקט שיפוץ הכלבו, וככל הנראה הוועד לא קיבל החלטה על ההסכם.
- במסגרת הדיון על שיפוץ הכלבו, לא הוצג לוועד ההנהלה כי 250 אש"ח מעלויות התכנון להיתר, שדווח כי הוערכו בסה"כ 350 אש"ח, ימומנו ע"י רווחי הכלבו.
במהלך הביקורת ניתנה התייחסות ומענה של מנהל הכלבו ומנהל הקהילה לנושאים שהועלו ע"י הביקורת. כל הנושאים שהועלו ונדרש לעשות בהם תיקון, חלקם כבר תוקנו מאז הביקורת ועד היום וחלקם יטופלו בעתיד בצורה מסודרת
הדס מודה על שיתוף הפעולה לו זכתה מצד כל ממלאי התפקידים.
ההנהלה מודה להדס על הביקורת המקיפה ותפעל ליישם באופן מלא ובהקדם את ההמלצות בהתאם להערות בעלי התפקידים לדו"ח.